Contact opnemen

Als een klant de factuur niet op tijd heeft betaald, stuurt u een herinnering waarin u meldt dat de betalingstermijn van de factuur is verstreken. U verzoekt in de herinneringsbrief om binnen 14 dagen aanvangende de dag na herinnering te betalen. Blijf in de brief vriendelijk maar zakelijk.

In de herinnering wordt niet gedreigd met vervolgstappen. Noem een herinnering niet “eerste herinnering”, want dan is het duidelijk dat er nog een tweede komt. Omdat sommige bedrijven pas betalen na een herinnering is een termijn van 14 dagen goed om te hanteren. Wanneer de factuur na de herinnering nog niet wordt betaald, kun je een laatste herinnering sturen, die strenger geformuleerd is en waarin vermeld wordt wat de vervolgstap is.

Het inschakelen van een incassobureau kost in de minnelijke fase niets zolang van verhaalbaarheid op de debiteur sprake is. De tweede fase, de gerechtelijke fase mag door een incassobureau niet uitgevoerd worden. Hiervoor dient het incassobureau een gerechtsdeurwaarder in te schakelen.

Het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder kost in de eerste fase, de minnelijke fase niets zolang van verhaalbaarheid op de debiteur sprake is. In de tweede fase, de gerechtelijke fase (dagvaarding en executie) dient een kostenvoorschot betaald te worden voor het opstellen en uitbrengen van de dagvaarding en het executietraject.

Er is een groot verschil tussen een incassobureau en de gerechtsdeurwaarder. Beide innen schulden bij bedrijven, maar een incassobureau heeft geen wettelijke status. Het is een vrij beroep waarvoor je geen opleiding hoeft te volgen. Het incassobureau kan geen beslag leggen op uw loon of inboedel, vonnissen betekenen en executeren. Een deurwaarder kan en mag dit wel. Ook mag de deurwaarder een proces verbaal van constatering afnemen. De deurwaarder is benoemd door de Kroon en heeft een opleiding van 4 jaar gevolgd.

Als van verhaalbaarheid geen sprake is, worden de kosten doorbelast in overleg met de schuldeiser. Dat kan opgaan wanneer er sprake is van uitstel van betaling, een faillissement, een schuldsanering of adres onbekend.

Een schuldeiser kan een deurwaarder voor elk bedrag inschakel of het nu om 10 euro gaat of bijvoorbeeld om een miljoen euro. Belangrijk is om te weten dat de incassokosten een ondergrens van 40 euro hebben en dat de schuldeiser zich dient te verzekeren van verhaalbaarheid.

Een zaak komt voor de rechter als de schuldeiser ervoor kiest om de debiteur te dagvaarden. Bij een bedrag tot 25.000 euro behandelt het kantongerecht de rechtszaak. Een schuld van boven de 25.000 euro wordt afgehandeld door de rechtbank.